Tiempo liberado para proyectos propios frente a tiempo preso para proyectos vendidos

Aunque algunas canas nos recuerdan que no todo lo que se cuenta, ni lo que se escribe, es en la realidad tan impresionante como lo cuentan, hay datos para seguir creyendo que en Google (sin entrar a otras reflexiones sobre el impacto de su acción tan pertinentes) ejercitan músculos que otras empresas y organizaciones olvidaron hace tiempo que tenían.

Uno de los ejercicios que comparten y que más suena es el de la utilización del 20% de su tiempo a proyectos propios. En sus propias palabras “El tiempo del 20 por ciento es una parte bien conocida de nuestra filosofía de aquí, permitiendo a los ingenieros a pasar un día a la semana trabajando en proyectos que no están necesariamente en las descripciones de nuestro trabajo. Usted puede utilizar el tiempo para desarrollar algo nuevo, o si usted ve algo que no funciona, puede utilizar el tiempo para arreglarlo.

Hasta un 50% de los productos que se lanzan desde Google surgen de este 20% de tiempo tal y como recogen en este post. Me gusta este otro que reflexiona sobre las bondades de esta iniciativa proinnovación.

Hay otras experiencias similares en 3M, unity y, como recuerdan en un post la gente de Microsiervos también en Internality ponen en practica esta regla.

En este post de Infonomia abordan las claves de éxito de 3M y dedican unas líneas a la apuesta del 15% de horas para proyectos propios y además comparten algo del proceso: “Los investigadores pueden dedicar hasta un 15 por ciento de su tiempo a proyectos de libre elección. Además, tienen fácil acceso a recursos para comprar equipamiento o incluso para financiar la contratación puntual de personas que puedan colaborar en el proyecto. Para que una idea reciba estas ayudas, debe haber conseguido el apoyo de al menos uno de los miembros del comité de dirección. A partir de aquí un comité interdisciplinario formado por investigadores, ingenieros, responsables de marketing y contables se pone en marcha para dar forma a la idea. Si la idea no pasa esta fase, se devuelve a la mesa de diseño, pero no hay ninguna penalización”.

La empresa UNITY, por ejemplo, prefiere reunir estas horas en 2 o 3 semanas a lo largo del año dónde paran las maquinas y dedican sus esfuerzos en la creación de proyectos nuevos e inspirados por las visiones e ideas de sus ingenieros/as. No he encontrado ninguna referencia en Internet, os traslado lo que comentaba Ruben de Virtualware.

Y es que estas lecturas las realizo profundizando en el proyecto conectando en esta empresa con la que vengo colaborando en los últimos meses.

A comienzo de año comenzamos una nueva fase de este proyecto que busca conectar aun más saberes y redes dentro de la organización. Fruto del contraste, una lectura critica de la encuesta de satisfacción anual y en contraste con la asamblea de trabajadores se propusieron cuatro líneas de trabajo con cuatro grupos autogestionados; dirección/liderazgo, formación, medioambiente y proyectos propios.

En este ultimo grupo nos hemos juntado diez personas de la empresa y llevamos tres reuniones definiendo que es esto de los proyectos propios y esbozando una propuesta viable que responda a las necesidades de la organización y las iniciativas de un grupo importante de trabajadores. Nuestras reflexiones giran entorno a varias ideas:

Lo primero que necesitamos definir era el propio concepto de “proyecto propio” (PP). Si el proyecto es una propuesta de la dirección por mucho que no este en el centro de la cadena de producción no es un proyecto propio. Los PP surgen de iniciativas «frontera», no desde el centro, los objetivos estratégicos y los proyectos «contratados».

Son iniciativas personales, grupales. Las personas en VW son las que mejor conocen lo que el resto puede aportar a la idea/proyecto. Contrastamos, nos mezclamos porque sabemos que del mestizaje de experiencias y especialidades surgen los proyectos fuertes.

La dificultad más importante que compartimos en cada encuentro es la tensión (importante) entre el tiempo invertido en los proyectos que están en cartera (con plazo y cliente) y estas iniciativas. En las empresas en las que nos fijamos la tarea esta fijada por plannings que buscan la evolución de servicios propios. En nuestro caso esta iniciativa convive con la gestión de proyectos y os plazos correspondientes.

Imaginándonos una jornada laboral de 40 horas semanales, alrededor de 360 horas mensuales y si pensamos en una dedicación a este tipo de proyectos del 15%, son unas 6 horas semanales y 24 en el mes. Más o menos 240 horas anuales. Y si lo multiplicamos por … ¿Cuántas personas pueden entrar en esta iniciativa a la vez?

En ningún caso estos PP pueden plantearse como ejercicios en nuestro tiempo libre. Eso no quita para que alguien quiera experimentar y trabajar en casa pero no es un punto de partida valido.

En alguno de los textos que leemos plantean aprovechar los primeros minutos de la jornada laboral, el tiempo invertido en los desplazamientos,… Ser flexibles, pensar en cómputos globales y buscar momentos “muertos”. Incluso en algún comentario se lanzan porcentajes de alrededor de un 10% de nuestro tiempo laboral invertido en navegación por Internet, ese es un espacio que podría estar enfocado a este tipo de proyectos.

¿Que tipo de monitorización o supervisión planteamos de cara a profundizar en estos proyectos?

¿Cuando un proyecto propio pasa a ser un proyecto dentro de la cartera de proyectos de la empresa y con tiempo de dedicación mayor y plazos concretos? ¿Es necesario? Hay un momento en el que el PP se ha desarrollado como prototipo y contrastado suficientemente en equipo y en el propio grupo de PPs.  ¿Entonces esta iniciativa, con una propuesta de inversión de horas y prototipo, se contrasta con alguien designado por la dirección para decidir si es un proyecto que puede asumirse en la cadena y cuando?. ¿En ese momento pasa de ser un PP a un proyecto «formal»?

Este grupo esta compuesto por personas que trabajan en producción. Pensábamos que los PP pueden ser proyectos pilotos en diferentes áreas; comercial, marketing,… no son exclusividad de producción.

Compartíamos la necesidad de poner en marcha maneras de crear, innovar, diseñar más ligeras, al menos en sus primeros pasos. Rescatar el storyboard, el boceto, el prototipo como base para el compartir, contrastar y construir proyectos y productos. Terminamos nuestra ultima reunión viendo los míticos videos de IDEO. Sobre todo pensábamos en el proceso de maduración y contraste de la idea antes de la profundización y trabajo

Recojo las dudas y las devuelvo ¿Cómo lo hacéis/haríais vosotros/as?

• ¿Los proyectos propios pueden llegar hasta su máximo desarrollo dentro de este porcentaje de horas? ¿Necesitan apuesta mayor para su maduración?
• ¿Cuál sería el porcentaje sobre el total de horas de la empresa que se pudiera dirigir a esta iniciativa?
• Si protocolorizamos demasiado esta iniciativa ¿no estamos matando el espíritu? Quizás ¿una supervisión delegada y centrada en una persona ayudaría a hacer más ligero este proceso?
• Las herramientas de bocetado y prototipado ¿Están especialmente adaptados para las primeras fases del proyecto/producto? ¿qué podemos rescatar para que nos sirva para contrastar la evolución del mismo de manera más ligera?

Actualización: Estas son las paginas que voy guardando en delicious sobre el tema